The 40 WEM participants arrive at the location where the simulation exercises will take place and receive a briefing on the schedule for the next few days. They will sleep in eight tents. UNHCR / Simplice Kpandji

UNHCR Workshop on Emergency Management held in Africa for the first time

The WEM (Workshop on Emergency Management) in French

Picture the following scene: humanitarian workers receive an urgent call to travel to a region which is facing an influx of refugees. On their way to help them, the team comes to a military checkpoint: they exchange pleasantries with the law enforcement officers and enquire about the general situation in the region. “Everything is under control,” the soldiers tell them. Suddenly, bursts of machine gunfire ring out a few metres away, the deafening sound of explosives is heard, automatic weapons go off, and there are shouts. Armed groups jump out from behind the bushes and tell the humanitarian workers to get down, beating them badly before pulling hoods over their heads and leading them to an unknown destination.

Now picture 10,000 refugees crossing a border overnight, fleeing the violence imposed upon them by their own government or by rebel forces. They are hungry, thirsty, without shelter, and there are wounded among them. They are in urgent need of assistance.

Simulation exercise: a young woman plays the role of a pregnant woman from the Central African Republic seeking refuge in Cameroon. She is surrounded by members of her community. UNHCR / Simplice Kpandji

Simulation exercise: a young woman plays the role of a pregnant woman from the Central African Republic seeking refuge in Cameroon. She is surrounded by members of her community. UNHCR / Simplice Kpandji

These scenarios are a regular occurrence for humanitarian workers all over the world. In order to better equip them for such eventualities, the UNHCR emergency response teams based in Geneva and Budapest organised a simulation exercise for 40 or so participants in the Workshop on Emergency Management (WEM) session which ran from 13-22 May. The WEM was hosted by the Thiès military base and participants came from Africa, Asia, Latin America and Europe.

This workshop has historically been held in Europe, and its introduction to the African continent was a big challenge for the organisers, particularly to secure financing. “Holding the WEM in Africa and in French has always been in our plans,” says Johanna Haener, responsible for the deployment of UNHCR employees in emergency operations at the UNHCR office in Geneva. “Two years ago, during a meeting with sponsors, I put forth a proposal to hold the workshop in Africa and the Swiss Agency for Development and Cooperation proved a sympathetic ear, agreeing to finance the first WEM in Africa.”

“Most of the world’s humanitarian emergencies take place in Africa, including in French-speaking countries. So it was time to offer WEM training on this continent.” All elements related to logistics, transport, and accommodation were designed so that participants could experience acceptable but realistic conditions for working in emergency situations.

Training session on safety-related issues. UNHCR / Simplice Kpandji

Training session on safety-related issues. UNHCR / Simplice Kpandji

The WEM is a combination of theoretical classes taught by experienced instructors, and practical training,” explains Mathijs Le Rutte, Deputy Regional Representative of Protection for UNHCR West Africa. “The core element of this training is to reinforce the importance of team work when working under pressure in emergency situations.” The team of instructors is made up of about 20 experts in health, law, human resources, administration and finances, programme, logistics, media, telecommunications, database management, mapping and safety, and they come from Switzerland, the Democratic Republic of the Congo, and Senegal.

The instructors taught theoretical classes in their respective fields of expertise over the first five days. The theoretical training was followed up with practical training when the participants were transferred to a simulation site located 20km from Thiès where they camped. The Senegalese military provided the site with basic amenities. Eight large tents were erected and equipped with beds, mattresses, and mosquito nets, the site was supplied with drinkable water and an electricity generator was installed.

Over four days and three nights, the participants, split into four groups of 10 people, took part in simulation exercises. “Here, the training environment is closer to what humanitarian workers will experience in a real crisis situation,” explains Isabelle Emmanuelli, who is in charge of the deployment of employees on the ground during emergency operations. “And that is what sets the training apart from WEMs held in Europe.”

First aid exercise at the WEM: the instructor teaches participants techniques for treating haemorrhages. UNHCR / Simplice Kpandji

First aid exercise at the WEM: the instructor teaches participants techniques for treating haemorrhages. UNHCR / Simplice Kpandji

As for the participants, they hope to be deployed as soon as possible in order to put their new skills into practice. “We have learned a great deal,” says Gédéon Nijimbere, a Burundi national in charge of community services at the UNHCR office in Meiganga, Cameroon. “Most importantly, we had the opportunity to learn about all areas of UNHCR intervention. I have been working for the [UN Refugee] Agency for 10 years now and I have only just learned how to open a new field office, how to use GPS, and how to perform first aid on an injured person, for example.”

“I learned the importance of team work,” says Andrea Frey, a Hungarian participant and Administration Manager at the UNHCR office in Guiglo, Côte d’Ivoire. “It was a great experience for me. I was able to develop my ability to work with and help others, and that is really going to help me in my work in Côte d’Ivoire.”

Simulation exercise with a news team. A participant is interviewed on the influx of refugees from the Central African Republic in this Cameroonian village. UNHCR / Simplice Kpandji

Simulation exercise with a news team. A participant is interviewed on the influx of refugees from the Central African Republic in this Cameroonian village. UNHCR / Simplice Kpandji

Hopefully the holding of the first WEM in Africa and in French is just the beginning. “It is a great achievement for us and it should be repeated,” says Mathijs Le Rutte. “It was a real challenge to hold this event for the first time here in Africa. We owe this success to the Senegalese authorities who have spared no effort in offering us the simulation site and making the necessary modifications, and also to the Thiès military base officers who hosted us and took an active role in the various simulation exercises.” The participants are now a lot more prepared both physically and mentally to perform their duties in crisis situations.

The Workshop on Emergency Management was established by the UNHCR in 1989 and the first field operations simulation took place in 1998. Four sessions are held each year and they involve participants from a range of backgrounds, mainly UNHCR staff, but also employees of NGOs and donors. More than 3,000 people have been trained and deployed urgently in a number of crisis operations around the world.

Group photo of the participants and refugees who took part in the simulation exercise in Mont Roland village, near Thiès. UNHCR/ Simplice Kpandji

Group photo of the participants and refugees who took part in the simulation exercise in Mont Roland village, near Thiès. UNHCR/ Simplice Kpandji

Translation from French: Hazel Ryan

Le texte en français:

La formation sur la gestion des situations d’urgence du HCR pour la première fois en Afrique.

Le WEM (Workshop on Emergency Management) en français.

Imaginez la scène suivante: des travailleurs humanitaires sont appelés en urgence dans une région qui fait face à un afflux de réfugiés. Sur leur chemin pour les aider, l’équipe arrive à un poste de contrôle militaire : échanges cordiaux avec les agents des forces de l’ordre, quelques informations sur la situation générale dans la région, « tout est sous-contrôle » leur disent les soldats. Soudain, des rafales de mitraillettes retentissent à quelques mètres, des bruits assourdissants d’explosifs, des armes automatiques qui crépitent, des cris. Des bandes armées sortent des buissons, et donnent l’ordre aux humanitaires de se coucher, les brutalisant pour finalement leur imposer une cagoule sur la tête avant de les emmener vers une destination inconnue…

Imaginez encore 10.000 réfugiés qui passent une frontière du jour au lendemain, fuyant les exactions de leur gouvernement ou de groupes rebelles. Ils ont faim, soif, ils sont sans abris, il y des blessés parmi eux. Ils ont un besoin urgent d’assistance.

Ces scénari sont une réalité pour les travailleurs humanitaires dans le monde. Afin de mieux les préparer à de telles éventualités, les équipes de préparation aux situations d’urgence du HCR basées à Genève et Budapest ont donc organisé du 13 au 22 mai un exercice de simulation pour quelque quarante participants de cette session de l’atelier sur la gestion des situations d’urgence. Plus connue sous son acronyme anglais de WEM (Workshop on Emergency Management), cette formation a été hébergée à la base militaire de la ville de Thiès. Les participants venaient d’Afrique, d’Amérique latine, d’Asie et d’Europe.

L’extension de cet exercice au continent africain, jusqu’à présent organisé en Europe, représentait un véritable défi pour les organisateurs, notamment pour trouver des financements. «Organiser le WEM en Afrique et en français a toujours fait partie de nos projets », affirme Johanna Haenner, chargée du déploiement des employés du HCR dans les opérations d’urgence au HCR à Genève. « Il y a deux ans, au cours d’une réunion avec des bailleurs, nous leur avons fait la proposition d’organiser cet exercice sur le continent africain et nous avons trouvé une oreille attentive auprès de la Direction du Développement et de la Coopération (DDC) de la confédération Suisse, qui a décidé de financer ce premier WEM en Afrique ».

Une grande partie des urgences humanitaires dans le monde se déroulent en Afrique, y compris dans les pays francophones. Il était donc temps d’élargir cette formation à ce continent ». Tout a donc été mis en œuvre du point de vue de la logistique, du transport et de l’hébergement pour permettre aux participants d’être dans de conditions acceptables mais réelles de travail en urgence.

Le WEM est une combinaison de cours théoriques dispensés par des instructeurs expérimentés et de pratique » explique Mathijs Le Rutte, Représentant régional adjoint chargé de la Protection pour le HCR en Afrique de l’Ouest. « Le cœur de cette formation reste de renforcer le travail en équipe tout en étant sous pression dans une situation d’urgence ». Une vingtaine de spécialistes en santé, droit, ressources humaines,  administration et finances, programme, logistique, media, télécomunications, logistiques,  gestion de base de données, cartographie et sécurité, venus de la Suisse, de la République démocratique du Congo et du Sénégal constituaient l’équipe des instructeurs.

Les formateurs ont dispensé des cours théoriques dans leurs différents domaines de compétence les cinq premiers jours. Puis la formation théorique a rapidement fait place à la pratique: les participants ont été transférés sur un site de simulation situé à 20 kilomètres de Thiès où ils ont campé. Les militaires sénégalais ont assuré la construction du site avec des commodités minimales de vie. Huit grandes tentes ont été dressées et équipées de lits, de matelas et de moustiquaires. Le site a été approvisionné en eau potable et un générateur électrique a également été installé.

Durant quatre jours et trois nuits, les participants, organisés en quatre équipes de dix personnes, ont participé à des exercices de simulation. «Ici, les travailleurs humanitaires sont dans un environnement d’exercice plus proche de la réalité avec ce qu’ils vivront en situation de crise » explique Isabelle Emmanuelli, chargée du déploiement des fonctionnaires sur le terrain pour les opérations d’urgence. « Et ça, ça fait une grande différence avec les WEM habituellement organisés en Europe ».

Quant aux participants, ils souhaitent être redéployés au plus vite pour mettre en œuvre ce qu’ils ont appris. « Nous avons énormément appris »affirme Gédéon Nijimbere, de nationalité burundaise, en charge des services communautaires au bureau du HCR à Meiganga au Cameroun. « Nous avons eu surtout la chance d’avoir des notions dans tous les domaines d’intervention du HCR. Cela fait dix ans que je travaille pour l’agence et je viens de découvrir ici par exemple comment ouvrir un nouveau bureau de terrain, comment utiliser le système de la géolocalisation (GPS), ou comment apporter les premiers secours à un accidenté ».

« J’ai appris l’importance du travail en équipe », précise pour sa part Andrea Frey, participante hongroise, chargée de l’administration au bureau du HCR à Guiglo en Côte d’Ivoire. « C’est une grande expérience pour moi. J’ai pu développer mes capacités à travailler avec les autres, ainsi que la solidarité et cela va beaucoup me servir dans mon travail en Côte d’Ivoire".

L’organisation de ce premier WEM en Afrique et en français est un pari gagné pour les organisateurs qui projettent déjà de le répéter. « C’est une grande réussite pour nous et il faudra renouveler l’expérience» estime Mathijs Le Rutte. « C’était un véritable défi de d'organiser cet événement pour la première fois ici en Afrique. Nous devons cette réussite, entre autres, aux autorités sénégalaises qui n’ont ménagé aucun effort pour mettre à notre disposition le site de simulation et son aménagement, ainsi qu’aux militaires de la base militaire de Thiès qui nous accueillent et qui ont pris une part active dans les différents exercices de simulation ». Les participants sont désormais davantage préparés physiquement et mentalement à faire leur travail dans des situations de crises.

Le WEM a été créé par le HCR en 1989 et la première simulation des opérations de terrain a eu lieu en 1998. Quatre sessions sont organisées chaque année et enregistrent des participants de divers horizons constitués essentiellement du personnel du HCR, mais aussi d’employés d’organisations non-gouvernementales et de bailleurs de fonds. Plus de 3.000 personnes ont été formées et déployées en urgence dans de nombreuses opérations de crise dans le monde.

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